Fem projektmyter som faller vid närmare granskning

I det här inlägget granskar vi fem vanliga projektmyter och visar varför de faller samman vid närmare granskning.

☟Så här kan vi tänka istället

Myt 1 ”Projektmodeller är bara till för stora organisationer och stora projekt.”

Stora och synliga projekt drivs ofta enligt en etablerad projektmodell. Där finns tid, tydliga mandat och efterfrågade krav på struktur. I nästa nivå av projekt – de mindre och mindre uppmärksammade – väljer man däremot ofta bort projektmodellen. Inte för att behoven saknas, utan av rädsla för att fastna i formalia, administration och dokumentation istället för att skapa värde.

En projektmodell behöver inte vara omfattande eller tung. Tvärtom handlar det om att skapa tydlighet kring mål, roller, beslut och arbetssätt, oavsett projektets storlek. Självklart anpassas nivån på formalian utifrån behov enligt devisen att varje timme som läggs på projektformalia ska ge något tillbaka i form av tydlighet, effektivitet och säkerhet.

Myt 2 ”Agilt betyder att man inte behöver planera eller följa någon tydlig struktur.”

Agilt arbetssätt misstolkas ofta som en synonym till spontanitet eller avsaknad av planering. I verkligheten bygger agila metoder på kontinuerlig planering, tydliga prioriteringar och fasta arbetssätt. Det finns både en övergripande plan och detaljplanering för kommande etapp.

Skillnaden mot traditionella arbetssätt är inte att planeringen saknas, utan att den sker mer frekvent i etapper och att styrning sker utifrån tid och kostnad. Utan struktur, mål och gemensamma spelregler riskerar agilt arbete snarare att bli ineffektivt än flexibelt.

Myt 3 ”Att ta fram och besluta om en projektplan är mest ett slöseri med tid.”

En projektplan ses ibland som ett dokument som tas fram av plikt och sedan inte uppdateras eller följs. Problemet är då sällan planen i sig, utan hur den används. En projektplan som inte används som bas för styrning och uppföljning i hela genomförandet tappar såklart sitt syfte och blir då någon sort pseudodokument.

En väl förankrad projektplan skapar en gemensam förståelse för vad som ska göras, varför det ska göras och hur arbetet ska bedrivas. Den sparar tid genom att minska missförstånd, omtag och otydliga förväntningar. En projektplan skapar också förutsättningar för kvalitet, den tesen stärks genom att de flesta kvalitesledningssystem bygger på principen att en kvalitativ process ger ett kvalitativt resultat.

Myt 4 ”Projekt klarar sig lika bra utan en tydlig beställare.”

När beställarrollen är otydlig blir det ofta oklart vem som äger målen, prioriteringarna och besluten. Projekt genomförs då utan tydlig riktning, vilket ofta leder till många omtag eller ifrågasättanden av resultat och med målbild bland olika intressenter.

En tydlig beställare är avgörande för att säkerställa att projektet skapar nytta i verksamheten. Beställaren ansvarar för att projektet har ett tydlig syfte, beskrivningar av behov och prioriteringar. Beställaren är sedan med och fattar nödvändiga beslut under genomförandet. Utan en utsedd och aktiv beställare riskerar projektet genomförs utan tydlig koppling till verksamhetens behov.

Myt 5 ”Mottagaren kan man tänka på senare – först måste projektet komma igång.”

Att starta projekt utan en tydligt definierad mottagare är en vanlig orsak till att resultat av projektet sedan inte används eller att den förväntade nyttan inte uppnås. Projekt utan mottagare tenderar också att bli svåra att avsluta då det inte finns någon att lämna över till.

Genom att tidigt definiera mottagare och användare ökar chansen att projektets resultat faktiskt skapar det värde som det var tänkt. Att tidigt och löpande involvera mottagare i projekt ökar sannolikheten för att leverera rätt lösningar och att lösningarna används på rätt sätt.

Sammanfattning

De här fem myterna har en sak gemensamt. De förenklar projektarbete på ett sätt som ofta leder till motsatsen till vad man vill uppnå. Projekt kan vid en första anblick framstå som självklara. Det handlar ju bara om att svara på frågorna varför, vem, när, hur och till vilken kostnad. I praktiken räcker dock varken den förenklingen eller enbart sunt förnuft och en positiv inställning.

Projekt består dessutom av människor med olika perspektiv, förväntningar, drivkrafter och tolkningar. Just därför krävs mer än goda intentioner. Oavsett projektets storlek, arbetssätt eller bransch behövs tydliga mål, genomtänkt planering, definierade roller samt fokus på mottagare och nytta. När dessa grundläggande delar finns på plats ökar chansen att projekt inte bara genomförs, utan också lyckas. Och det är ofta då projektarbete också upplevs som både meningsfullt och stimulerande.