Handbok
Dokumentmallar
checklistor
Projektmodellen får olika roller att samverka ☞ och skapar struktur och tydlighet i projekt
Vår projektmodell har hjälpt hundratals organisationer att planera, genomföra och följa upp projekt med tydlighet och struktur
Projektmodellen lanserades redan 1994 – och har sedan dess kontinuerligt utvecklats för att maximera nytta samtidigt som modellens signum att vara enkel att använda har bibehållits. Med lättanvända styrdokument, tydliga roller och ett gemensamt språk ger ProjektStegen® rätt förutsättningar för lyckade projekt.
Modellen används idag för alla typer av projekt inom globala koncerner, företag i ett stort antal branscher och inom den offentlig sektorn – ett kvitto på projektmodellens styrka som gemensam projektmodell.
Lä
Enkel att anpassa
Varje organisation är unik – därför kan modellen enkelt anpassas efter era processer, arbetssätt och projekttyper. Oavsett om det handlar om att justera terminologi, lägga till eller ta bort steg, eller skräddarsy mallar, bygger vår metod på flexibilitet utan att kompromissa med struktur och tydlighet.
Vi hjälper er forma en modell som speglar hur ni faktiskt arbetar – så att den används och skapar verkligt värde.
Projektmodellen kan levereras i olika tekniska plattformar för installation i er tekniska miljö eller i vår molntjänst
Tillsammans med våra kunder väljer vi ut den driftsmiljö som passar bäst. Det finns också möjlighet att kombinera, t ex att både använda projektmodellen i ett LMS tillsammans med projektverktyg. Se listan bredvid på möjliga plattformar för drift.
Modellen stödjer olika arbetssätt
Projekt kan bedrivas på olika sätt. ProjektStegen stödjer tre arbetssätt:
De fem faserna och beslutsgrindarna gäller oavsett vilket arbetssätt som väljs. Alla projekt har en gemensam livscykel: de initieras, planeras, genomförs, överlämnar ett resultat och avvecklas till sist. Men vilket arbetssätt som väljs kan variera. Valet av arbetssätt får konsekvenser för hur projektet planeras, bemannas, genomförs och hur leveranser hanteras till beställaren. Även principer för projektledning, styrning, uppföljning och hantering av projektekonomi påverkas av valt arbetssätt.
Sekventiellt arbetssätt
Att arbeta sekventiellt innebär att en stor del av identifiering av behov, kravarbete, analyser och planering utförs innan själva genomförandet påbörjas. Efter planeringen genomförs allt arbete som krävs för att leverera det projektet har åtagit sig. När arbetet är klart överlämnas leveranserna till beställaren, som sedan kan börja använda resultatet för att uppnå önskade effekter. Beställaren är ofta mest aktiv i början av projektet och vid överlämningen i slutet. Sekventiellt arbetssätt passar uppdrag där omfattning och utfall är väl definierade redan från start, där värdet ligger i kontroll och förutsägbarhet snarare än anpassning under projektets gång. Sekventiellt arbetssätt kallas även vattenfallsprincipen.
Varje fas avslutas formellt med en beslutsgrind innan nästa fas tar vid. Som underlag för beslutet används fasens styrande dokument.
Iterativt arbetssätt
Att arbeta iterativt innebär att stödja en utveckling där det inledningsvis är svårt att se eller besluta om projektets omfattning och exakt vilket resultat som förväntas. En grundprincip är att genomförandet bryts ner i etapper, kortare cykler som upprepar planering, genomförande, presentation, leverans och utvärdering.
I varje etapp eftersträvas ett resultat som kan utvärderas, användas eller ligga till grund för fortsatt utveckling. Erfarenheter och återkoppling från varje etapp används för att förbättra och vidareutveckla resultatet i kommande iterationer.
Beställare och mottagare är aktiva i varje etapp för att löpande prioritera vad som ska göras och utvärdera resultatet. Genom successiva iterationer utvecklas resultatet stegvis tills det innehåller de delar som behövs för att tillgodose beställarens behov.
Projektmodellens fem faser kvarstår, men Genomförandefasen utförs som upprepade iterationer i stället för som ett enda linjärt block.
Projektplanen anger projektets övergripande ramar, medan etappernas detaljerade innehåll planeras och fastställs successivt, en etapp i taget. Beslutsgrindarna G0–G2 tillämpas på samma sätt som vid sekventiellt arbetssätt. Inom Genomförandefasen godkänns varje etapp genom ett etappbeslut, vilket utgör en enklare avstämning mellan projektledare och beställare. Etappbesluten ersätter inte projektets beslutsgrindar. G3, beslutet att projektets leveranser är klara och godkända, fattas av styrgruppen efter att den sista etappen har genomförts och godkänts.
Hybrid
Projektmodellen ger också möjlighet att kombinera arbetssätt utifrån behov och situation. För det enskilda projektet kan det innebära att vissa leveranser har tydliga krav från start och genomförs sekventiellt, medan andra är utforskande och växer fram i små steg där insikt och lärande successivt formar resultatet. Hybrid kombinerar de två arbetssätten i samma projekt: fasta leveranser följer ett sekventiellt arbetssätt, medan utforskande delar av projektet genomförs iterativt.
Hybrid passar projekt där delar är välkända men andra delar kräver utforskning, t.ex. en infrastrukturplattform med fast leveransram parallellt med en ny tjänst där användarbehoven preciseras i takt med utvecklingen. Projektplanen beskriver båda spåren och hur de beror av varandra.
Att välja arbetssätt
Tre olika arbetssätt, men med samma bas. Välj arbetssätt efter projektets karaktär, inte efter vana. Använd matrisen som stöd och väg in hur stabil kravbilden är, hur mycket lärande som behövs under resan och hur ofta beställaren vill se resultat.
Aspekt
Sekventiellt
Känt utfall, kontroll
Iterativt
Lärande och justering
Hybrid
Olika delar, olika behov
Passar när
Omfattning och utfall är tydliga från start.
Lösningen behöver växa fram genom lärande och återkoppling.
Delar av projektet är välkända medan andra kräver utforskning.
Kravbild
Stabil och komplett innan genomförandet startar.
Ramarna sätts i Projektplanen, detaljerna preciseras etapp för etapp.
Fasta krav i det ena spåret, framväxande krav i det andra.
Beställarens medverkan
Främst vid grindarna och vid leverans.
Aktiv genom hela Genomförandet och prioriterar mellan etapperna.
Aktiv i det iterativa spåret, grindstyrd i det fasta.
Leveranstakt
En samlad leverans när allt är klart.
Delresultat efter varje etapp, successiv leverans.
Spåren levererar i olika takt och samlas i Avvecklingen.
Grindar och etappbeslut
G0 till G4 mellan faserna, inga etappbeslut.
G0 till G2 som vanligt, etappbeslut per etapp, G3 efter sista godkända etappen och G4 efter genomförd avveckling.
Grindarna gäller hela projektet medan etappbeslut används i det iterativa spåret.
Exempel på projekt
Flytt, upphandling, installation med känd lösning.
Ny e-tjänst eller produkt där användarbehoven preciseras under resan.
Infrastrukturplattform med fast ram parallellt med en ny utforskande tjänst.
Agilt kräver mer än en projektmodell
Vi beskriver inte projektmodellen ProjektStegen® som en agil projektmodell. Det är ett medvetet val. En projektmodell är en viktig del av ett agilt arbetssätt, men den är inte tillräcklig för att göra en organisation agil.
Ett agilt arbetssätt omfattar betydligt mer än hur projekt planeras och genomförs. Det handlar även om roller, ansvar, styrning, prioritering, kultur och arbetssätt. Därför väljer vi att vara tydliga med vad ProjektStegen® faktiskt är: en projektmodell som skapar struktur, gemensamma arbetssätt och effektiv projektstyrning.
Samtidigt är vår projektmodell utvecklad för att ge ett starkt stöd för iterativa, hybrida och agila arbetssätt. Projektmodellen skapar den struktur som behövs för att planera, prioritera, följa upp och fatta beslut, samtidigt som projektets leveranser kan utvecklas och förfinas stegvis. Det gör det möjligt att utforska lösningar och resultat löpande, ta tillvara ny kunskap och successivt anpassa projektets inriktning när förutsättningarna förändras.
Den stora styrkan är kombinationen av flexibilitet och styrning. Varje iteration ger möjlighet att validera resultat, dra lärdomar och fatta bättre beslut inför nästa steg, samtidigt som projektets mål, ansvar och beslutsprocesser förblir tydliga genom hela projektets livscykel.
Resultatet är en projektmodell som hjälper organisationer att dra nytta av många av de styrkor som finns i agila arbetssätt, såsom kontinuerligt lärande, snabb återkoppling och successiv utveckling, utan att behöva förändra organisationens roller, styrmodell och arbetssätt i grunden. Organisationer kan därmed utveckla ett mer flexibelt och iterativt arbetssätt, samtidigt som de behåller den struktur och styrning som redan fungerar väl i verksamheten.
Projektmodellens olika delar
Digital handbok
Den digitala handboken innehåller beskrivning av projektmodellens alla faser och steg. På ett enkelt och lättöverskådligt sätt beskrivs syfte, innehåll och vad som är viktigt att tänka på. Tillsammans med dokumentmallar, exempel och checklistor ger den digitala handboken användaren en god förståelse för varje steg i projektmodellen.
Dokumentmallar
Projektmodellen innehåller tre typer av dokumentmallar: 5 styrande, 5 beslutande och cirka 40 stödjande. Exempel på mallar:
Projektdirektiv – Förstudierapport – Projektplan – Leveransprotokoll – Slutrapport – Aktivitetsbeskrivning – Begrepp och definitioner – Budget – Intressentanalys – Kommunikationsplan – Leveransförteckning – Metoder, Standarder och Regler – Milstolpeplan – Mötesprotokoll – Prioriteringar – Projektorganisation – Resurssäkring – Riskanalys – Statusrapport – SWOT-analys – Tidrapport – Tidsplan – Ändringsförteckning – Med flera.
Exempel
Varje steg i den digitala handboken har en tillhörande dokumentmall samt en länk till ett exempel på en ifylld mall. För styrande och beslutande dokument finns även mallar med hjälptexter som visar hur varje rubrik ska användas och vilken information som ska fyllas i.
Checklistor
Projektmodellen innehåller checklistor som stöd i projektarbetet som hjälper till att säkerställa att viktiga moment inte missas. Det finns checklistor för projektets olika faser, för olika projektroller och för särskilda projektsituationer, till exempel riskhantering.
Projektarkiv
Projektarkivet gör det möjligt att ladda ner alla dokumentmallar för ett projekt i en samlad zip-fil. Arkivet innehåller en färdig mappstruktur med relevanta mallar per mapp, som kan användas som exempel och enkelt anpassas vid behov.
Hjälp & Ordlista
Projektmodellen innehåller tydliga beskrivningar som gör det enkelt att komma igång och använda alla delar, oavsett erfarenhet. Det finns även en ordlista som förklarar vanliga begrepp och definitioner.
för hela organisationer & enskilda användare
Lågt pris och enkel affärsmodell
Genom projektmodellen får användare det praktiska stödet till den teori som lärs ut i våra utbildningar!
För hela organisationer
Begär offert
Engångskostnad
Evig nyttjanderätt
Evig licens för projektmodell och mallar
Uppgraderingar beställs separat
Möjlighet till anpassningar
För enskilda användare
900 kr
/ månad
Ingår i prenumeration på kursportalen
Full access till projektmodellen
10 e-learningkurser
Evig personlig nyttjanderätt för mallar
Uppgraderingar ingår
/ Exempel på kunder som valt vår projektmodell
Vanliga frågor & svar
Projektmodellen har idag användare inom de flesta branscher och typer av projekt. Vid utveckling av projektmodellen har stor vikt lagts vid att den ska fungera väl oavsett typ av projekt. Exempel på projekttyper är IT, produktutveckling, tjänsteutveckling, marknadsföring, organisationsutveckling etc.
Nej ingen specifik utbildning krävs. Varje steg i projektmodellen förklaras genom en kortfattad beskrivande text. För varje steg som har en dokumentmall finns dessutom också ett ifyllt exempel för att förklara stegets innehåll. Utöver beskrivningar och mallstöd finns även en kort tänk-på-lista för alla stegen i projekt.
Projektmodellen innehåller 5 styrande dokument, 5 beslutande dokument och ca 40 stödjande dokument. Principen för användande är enkel, använd ett styrande dokument per projektfas och komplettera med stödjande dokument vid behov. När projektet går över i en ny fas används ett beslutande dokument som dokumenterar projektets eventuella fortsättning.
Projektmodellen utvecklas och uppdateras löpande genom att nya versioner lanseras. En viktig parameter vid framtagning av nya versioner är dock alltid att inte öka projektmodellens komplexitet. Den har alltid, och kommer alltid att vara, enkel att förstå och använda i praktiken.
Varje projektfas avslutas med ett beslutsmöte. Normalt används då styrande dokumentet som underlag för att besluta om projektet ska gå vidare enligt plan, ändras och sedan gå vidare eller om projektet ska stoppas. Beslutet dokumenteras med hjälp av de medföljande beslutsmallarna. Självklart innehåller dock ett projekt ett stort antal mindre och större beslut utöver beslutet mellan varje projektfas. Även dessa beslut kan med fördel använda beslutsmallarna, med tillhörande aktuella bilagor, för att dokumentera beslut.
I steget Projektorganisation beskrivs och definieras rollerna i projektet. Exempel på roller i en projektorganisation är Projektledare, Projektgrupp, Referensgrupp, Styrgrupp, Beställare och olika typer av Arbetsgrupper. I rollerna definieras även ansvar och befogenheter. Projektmodellen har utöver dokumentmall för att beskriva roller, ansvar och befogenheter även en dokumentmall för sk resurssäkring. Resurssäkring är en viktig del av en projektledares uppgift för att säkra upp att projektets resurser verkligen finns tillgängliga i den omfattning och vid de tidpunkter som bestämts.
Det finns totalt ca 50 st olika dokumentmallar i Microsoft Word, Excel och Powerpoint. Det är enkelt att lägga till, ändra eller ta bort dokumentmallar efter behov. Om speciella krav finns på grafisk layout, typsnitt och införande av logotype kan mallarna levereras efter era önskemål till fastpris enligt en separat offert.
Uppdateringar ingår inte i licenskostnaden utan offereras separat. Vår erfarenhet är att många kunder anpassar projektmodellen, t ex genom att göra tillägg, borttag och förändringar av olika delar. Vid lansering av nya versioner av projektmodellen ges alla kunder möjlighet att bedöma hur den nya versionen passar in i den egna organisationens befintliga version. Om kund då är intresserad av uppdatering så offereras uppdatering separat. Ofta till en mycket låg kostnad. Kontakta oss för mer information om licensmodellen och vad den skulle innebära för er organisation.
