Utbildning i Microsoft Project
Grundkurs eller fortsättningskurs? Vi hjälper er att välja rätt utbildning utifrån era behov och tidigare erfarenheter
Varför välja ProjektStegen?
Behöver ni utbildning i Microsoft Project? Vi hjälper er att välja rätt Microsoft Project-utbildning utifrån era behov och tidigare erfarenheter
INTRODUKTION
När passar Microsoft Project?
Microsoft Project passar organisationer som behöver planera, styra och följa upp projekt med många aktiviteter, beroenden och resurser. Verktyget används när projekten blivit så komplexa att enklare planeringsverktyg inte längre räcker. På ProjektStegen utbildar vi användare på alla nivåer – från grundläggande projektplanering till avancerad resurs- och projektportföljstyrning.
Vill du veta mer om Microsoft Project innan du väljer utbildning? I vår guide längre ner på sidan går vi igenom verktygets viktigaste funktioner, licenser och användningsområden. Du får också hjälp att förstå skillnaderna mellan Microsoft Project och Planner och vilken utbildning som passar bäst.
MER OM VERKTYGET
Därför väljer organisationer Microsoft Project
Microsoft Project används av organisationer som behöver bättre kontroll över projekt, resurser och tidplaner. Verktyget ger ett gemensamt arbetssätt som underlättar planering, uppföljning och beslutsfattande.
Bättre kontroll över projekten
Tydligare ansvar
Bättre resursutnyttjande
Säkrare tidsplaner
Bättre beslutsunderlag
Stöd för stora projekt
Användningsområden
Microsoft Project används i många olika branscher där projekt behöver planeras och följas upp strukturerat.
IT-utveckling och systemimplementering
Byggprojekt och anläggningsarbeten
Produktutveckling och lansering
Evenemang och konferensplanering
Forskningsprojekt och akademiska studier
Organisationsförändringar och omstruktureringar
Kampanjer inom marknadsföring och reklam
Utbildningar i Microsoft Project
Sagt om våra utbildningar i Microsoft Project
Mycket bra kurs! Kursledaren var kompetent som med bra pedagogik och tydlighet hjälpte oss framåt.
Bra introduktion till Microsoft Project. Kunnig föreläsare.
Väldigt bra kurs med grymt bra utbildningsmaterial!
Kursen var välplanerad, pedagogisk och lärorik.
Kursledaren var mycket pedagogisk och professionell!
Bra med teori och sen övningar så man fick prova direkt.
/ Referenser utbildning i Microsoft Project
Länktips Microsoft Project
Vi erbjuder även konsulttjänster i Microsoft Project
Guide till Microsoft Project inför val av utbildning
Microsoft Project är ett av världens mest använda verktyg för projektplanering och hjälper organisationer att planera, följa upp och styra projekt på ett strukturerat sätt. Samtidigt är det ett verktyg med många möjligheter, olika licenser och funktioner som kan vara svåra att överblicka.
I den här guiden går vi igenom hur Microsoft Project fungerar i praktiken, hur projekt planeras och följs upp, vilka licenser som finns och när verktyget är rätt val. Du får också en introduktion till centrala begrepp som Gantt-scheman, resurshantering, multiprojekt, projektportföljer och projektstyrning.
Guiden hjälper dig att förstå hur Microsoft Project används i professionell projektledning och att välja rätt utbildning utifrån dina förkunskaper, arbetsuppgifter och hur du planerar att använda verktyget. På ProjektStegen har vi utbildat projektledare i Microsoft Project sedan de första versionerna av programmet, och den erfarenheten ligger till grund för innehållet i den här guiden.
Innehåll i guiden
Vad är Microsoft Project?
Microsoft Project, ofta förkortat MS Project, är Microsofts verktyg för projektplanering, resursplanering och projektuppföljning. Lösningen finns i flera versioner, från webbaserade alternativ för enklare projektplanering till avancerade skrivbordsversioner som kan hantera stora projekt, flera parallella projekt och gemensam resursplanering på organisationsnivå.
Microsoft Project bygger på en tydlig projektstruktur där aktiviteter planeras med start- och slutdatum, varaktighet, beroenden, resurser och kostnader. När en aktivitet blir försenad, en resurs byts ut eller projektplanen ändras räknar verktyget automatiskt om tidplanen och visar hur förändringen påverkar resten av projektet.
Den stora styrkan med Microsoft Project är att all information hänger samman. Tidplan, resurser, kostnader och aktiviteter uppdateras i samma projektmodell, vilket ger en aktuell och samlad bild av projektets status. Verktyget kan hantera allt från några tiotal aktiviteter till mycket omfattande projekt med tusentals aktiviteter och komplexa beroenden.
Microsoft Project innehåller dessutom funktioner för att planera och följa upp resursbelastning, jämföra projektets aktuella läge med den ursprungliga planen genom baslinjer, följa upp kostnader samt skapa rapporter anpassade för projektgrupp, projektledare, styrgrupp och ledning. För organisationer som driver flera projekt samtidigt finns även stöd för portföljöversikter och sammanställd rapportering.
Microsoft Project är framför allt ett verktyg för planering och uppföljning. Det ersätter inte projektledarens erfarenhet, kommunikation eller ledarskap, men ger ett stabilt beslutsunderlag och gör det betydligt enklare att planera, följa upp och styra projekt på ett strukturerat sätt.
Varför använda Microsoft Project för projektplanering?
De flesta projekt börjar med en tydlig plan. Det finns en projektplan, en tidplan i Excel, kanske en aktivitetslista i Word och en mapp med projektets dokument. Till en början fungerar det ofta bra. Men när projektet växer, fler personer blir involverade och förutsättningarna förändras blir det allt svårare att hålla ihop planeringen.
Det är då utmaningarna brukar visa sig. Tidplanen finns i flera versioner och ingen vet vilken som är den senaste. Beroenden mellan aktiviteter blir svåra att överblicka och resurskonflikter upptäcks först när de redan har påverkat projektet. En försening i en aktivitet får följdeffekter på resten av projektet utan att konsekvenserna blir tydliga. Samtidigt tar det allt längre tid att ta fram aktuella rapporter till projektledning och styrgrupp.
Microsoft Project löser inte alla utmaningar i ett projekt, men det ger ett betydligt bättre stöd för planering och uppföljning än kalkylblad och enkla aktivitetslistor. Projektets aktiviteter, tidplan, resurser, kostnader och beroenden kopplas samman i en gemensam modell där förändringar slår igenom automatiskt. Det gör det enklare att se hur en ändring påverkar projektet och att fatta beslut utifrån aktuell information.
Microsoft Project passar särskilt bra i projekt med många aktiviteter, flera resurser eller komplexa beroenden. Verktyget är också ett bra stöd när projektet ställer höga krav på uppföljning, rapportering och en tydlig överblick över projektets utveckling.
Funktioner i Microsoft Project
Du behöver inte kunna alla funktioner i Microsoft Project för att komma igång. Däremot finns det några grundläggande begrepp som återkommer i nästan alla projekt. När du förstår hur de hänger ihop blir det också betydligt enklare att planera, följa upp och styra projekt i Microsoft Project.
Aktiviteter, leveranser och milstolpar
Grunden i Microsoft Project är projektets aktiviteter. En aktivitet är ett arbetsmoment som behöver genomföras för att projektet ska nå sina mål. Aktiviteterna kan organiseras i en struktur som speglar projektets olika delar och tillsammans leder de fram till projektets leveranser. Längs vägen används milstolpar för att markera viktiga händelser, beslut eller delmål.
För varje aktivitet kan du ange bland annat varaktighet, start- och slutdatum, ansvarig resurs och eventuella beroenden till andra aktiviteter. Det skapar en tydlig och sammanhängande projektplan.
Beroenden och kritisk linje
I de flesta projekt är aktiviteter beroende av varandra. En aktivitet kan behöva vara avslutad innan nästa kan starta eller flera aktiviteter kan behöva samordnas för att projektet ska flyta enligt plan.
När beroendena registreras beräknar Microsoft Project automatiskt projektets kritiska linje. Den visar vilka aktiviteter som direkt påverkar projektets slutdatum. Om en aktivitet på den kritiska linjen blir försenad riskerar även hela projektet att bli försenat. Därför är den kritiska linjen ett viktigt stöd när projektledaren behöver prioritera och fatta beslut.
Gantt-schema och tidslinje
Den vy som de flesta förknippar med Microsoft Project är Gantt-schemat. Här visas aktiviteterna som staplar längs en tidslinje, vilket gör det enkelt att se projektets planering, aktiviteter, beroenden och tidsförlopp.
Beroende på vem informationen riktar sig till kan projektet visas på olika detaljnivåer. Projektgruppen behöver ofta en detaljerad plan medan styrgrupp och ledning vanligtvis vill ha en mer övergripande bild med fokus på milstolpar, status och viktiga beslut.
Resurser och kapacitetsplanering
I Microsoft Project kan resurser vara personer, utrustning, material eller andra tillgångar som används i projektet. När resurser kopplas till aktiviteter får projektledaren en tydlig bild av hur arbetsbelastningen ser ut.
Om samma person är planerad för flera aktiviteter samtidigt upptäcker Microsoft Project överbelastningen direkt. Det gör det möjligt att justera planeringen innan problemen påverkar projektets genomförande. I organisationer där flera projekt pågår parallellt blir resursplaneringen ofta en av verktygets största styrkor.
Kostnader och budget
Microsoft Project kan även användas för att planera och följa upp projektets kostnader. Kostnader kan kopplas till både aktiviteter och resurser, vilket gör det möjligt att följa budgeten under hela projektets gång.
Genom att löpande följa kostnaderna blir det enklare att upptäcka avvikelser i tid och skapa tillförlitliga prognoser för projektets slutkostnad.
Baslinjer
En baslinje är en sparad version av den ursprungliga projektplanen. När projektet startar förändras planen ofta efter hand, men baslinjen ligger kvar som en referens.
Genom att jämföra den aktuella planen med baslinjen blir det enkelt att se hur projektet utvecklas. Du kan bland annat följa förseningar, förändrade kostnader och hur projektets slutdatum har påverkats. Det ger ett bra underlag för uppföljning och statusrapportering.
Rapporter och vyer
Microsoft Project innehåller flera färdiga rapporter och vyer som hjälper projektledaren att följa upp projektets utveckling. Det går bland annat att visa projektets status, resursbelastning, kostnader och milstolpar på ett tydligt och överskådligt sätt.
Rapporterna kan anpassas efter olika målgrupper och kompletteras med verktyg som Microsoft Power BI för att skapa dashboards och sammanställningar på projekt- eller portföljnivå.
Microsoft Project licenser
Microsoft erbjuder idag flera olika licenser för Microsoft Project och Planner. Vilken lösning som används beror bland annat på organisationens storlek, projektens komplexitet och behovet av funktioner som resursplanering och projektportföljstyrning.
Under de senaste åren har Microsoft dessutom förändrat sitt erbjudande. Project Online håller på att ersättas av Planner med premiumfunktioner, vilket gör att många organisationer ser över vilken lösning som passar deras verksamhet bäst.
Planner Plan 1
Planner Plan 1 är en webbaserad lösning för enklare projekt- och uppgiftsplanering. Här finns funktioner som tidslinjer, Gantt-vy, beroenden och tavlor för att planera och följa upp mindre projekt.
Licensen används ofta av organisationer som vill planera projekt direkt i webbläsaren utan behov av de mer avancerade funktionerna i Microsoft Project.
Planner and Project Plan 3
Planner and Project Plan 3 är en av de vanligaste licenserna för professionell projektplanering. Den innehåller både den webbaserade lösningen och skrivbordsprogrammet Microsoft Project Professional.
Här finns stöd för bland annat avancerad projektplanering, kritisk linje, resurshantering, baslinjer och kostnadsuppföljning. För många organisationer är detta den licens som erbjuder den funktionalitet som krävs för att planera och följa upp projekt på ett strukturerat sätt.
Planner and Project Plan 5
Planner and Project Plan 5 har tidigare erbjudit avancerade funktioner för projektportföljstyrning och gemensam resursplanering. Licensen slutade säljas till nya kunder den 1 maj 2026. Organisationer som redan använder Plan 5 behöver därför följa Microsofts information och utvärdera hur motsvarande behov ska hanteras framöver.
Project Standard och Project Professional 2024
Project Standard och Project Professional 2024 är fristående skrivbordsversioner som köps som engångslicenser. De används lokalt på datorn och kräver ingen molnbaserad prenumeration.
Project Professional innehåller fler funktioner än Project Standard och ger bland annat bättre stöd för resurshantering och samarbete i större projektmiljöer.
Project Server Subscription Edition
Project Server Subscription Edition är en serverbaserad lösning för organisationer som vill hantera projekt, resurser och projektportföljer i en gemensam miljö.
Lösningen används framför allt av större organisationer med behov av central projektstyrning, gemensam resursplanering och omfattande rapportering.
Microsoft Planner
Microsoft Planner ingår i många Microsoft 365-abonnemang och är i första hand utvecklat för uppgiftshantering och enklare projektplanering. Med premiumfunktionerna i Planner finns även stöd för bland annat Gantt-vyer, beroenden och tidslinjer.
För mindre projekt kan Planner vara ett tillräckligt alternativ, medan mer omfattande projekt ofta kräver funktionerna i Microsoft Project.
Sammanfattning
Microsoft erbjuder idag flera olika lösningar för projektplanering, från enklare uppgiftshantering i Planner till avancerad projekt- och portföljstyrning i Microsoft Project. Vilken licens som är mest lämplig beror på organisationens arbetssätt, projektens omfattning och vilka funktioner som behövs.
Om du arbetar i Microsoft Project eller planerar att gå en utbildning kan det därför vara värdefullt att känna till vilken licens din organisation använder, eftersom funktionerna skiljer sig mellan de olika alternativen.
Molnbaserade projektlicenser
Lokalt installerade och serverbaserade licenser
Multiprojekt i Microsoft Project
I många organisationer pågår flera projekt samtidigt. Samma personer arbetar i olika projekt, resurser delas mellan avdelningar och nya initiativ behöver ständigt prioriteras. För att få en samlad överblick räcker det därför inte att planera varje projekt var för sig. Då blir stöd för multiprojekthantering en viktig del av projektstyrningen.
Microsoft Project erbjuder flera funktioner som gör det möjligt att planera, följa upp och samordna flera projekt samtidigt.
Delade resurser
I Microsoft Project kan flera projekt använda en gemensam resurspool. Det innebär att samma personer och kompetenser kan planeras i olika projekt samtidigt. Verktyget visar den totala arbetsbelastningen för varje resurs, vilket gör det enklare att upptäcka överbelastning och planera om innan resursbrist påverkar projekten.
Delprojekt och huvudprojekt
Större projekt kan delas upp i flera delprojekt som planeras var för sig men samtidigt ingår i ett gemensamt huvudprojekt. Det ger projektledare möjlighet att arbeta självständigt med sina respektive delar, samtidigt som ledningen får en samlad bild av hela projektet. När ett delprojekt förändras uppdateras huvudprojektet automatiskt.
Gemensam resursplanering
I skrivbordsversionen av Microsoft Project kan flera projektfiler kopplas till samma resurspool. På så sätt blir det möjligt att planera resurser över flera projekt och få en samlad bild av organisationens kapacitet. Det är särskilt värdefullt i verksamheter där flera projekt konkurrerar om samma kompetenser.
Stöd för multiprojekthantering är en av de funktioner som gör Microsoft Project särskilt användbart i organisationer där många projekt drivs parallellt. Projektledare kan planera sina egna projekt samtidigt som ledning och projektkontor får en tydlig överblick över resurser, prioriteringar och den samlade projektverksamheten.
Aggregering från enskilda projekt till en samlad överblick
När flera projekt pågår samtidigt blir det viktigt att kunna se helheten och inte bara varje enskilt projekt. Det är här aggregering kommer in. Genom att sammanställa information från flera projekt får organisationen en gemensam bild av hur projektverksamheten utvecklas.
Med aggregerad information blir det bland annat möjligt att följa den totala resursbelastningen inom olika avdelningar eller kompetensområden, få en samlad överblick över projektkostnader, följa viktiga milstolpar och leveranser samt upptäcka resurskonflikter innan de påverkar verksamheten. Det kan exempelvis handla om att samma specialist är planerad i flera projekt samtidigt eller att flera projekt konkurrerar om samma resurser under en viss period.
I Microsoft Project kan aggregering ske på olika sätt beroende på vilken licens och lösning organisationen använder. Med funktioner för projektportföljstyrning i Planner and Project Plan 5 och Project Server Subscription Edition finns stöd för att sammanställa information från flera projekt. Även sammanlänkade projekt och integrationer med verktyg som Microsoft Power BI kan användas för att skapa rapporter, dashboards och andra översikter.
För projektledaren ger aggregeringen en bättre förståelse för hur det egna projektet påverkar och påverkas av andra projekt. För chefer, projektkontor och ledning skapar den ett värdefullt underlag för prioriteringar, resursplanering och strategiska beslut.
Utbildning i Microsoft Project med ProjektStegen
Att lära sig Microsoft Project handlar om betydligt mer än att förstå verktygets funktioner. För att få verklig nytta av programmet behöver du också förstå hur det används i praktisk projektledning och hur projektplanen blir ett stöd genom hela projektets livscykel. På ProjektStegen har vi utbildat projektledare i Microsoft Project sedan de första versionerna av programmet. Våra utbildningar bygger på praktiska övningar och verkliga projektsituationer där deltagarna lär sig att planera, följa upp och styra projekt med hjälp av verktyget.
Microsoft Project – Steg 1
Grundutbildningen vänder sig till dig som är ny användare eller vill bygga en stabil grund. Under utbildningen arbetar du bland annat med projektstruktur, aktiviteter, beroenden, Gantt-scheman, resurser, baslinjer och projektuppföljning. Efter kursen har du kunskaper för att självständigt skapa och underhålla en projektplan.
Microsoft Project – Steg 2
Fortsättningsutbildningen riktar sig till projektledare som vill fördjupa sina kunskaper. Här behandlas bland annat multiprojekthantering, resursplanering, avancerade beroenden, kostnadsuppföljning, anpassade vyer och rapportering.
Företagsanpassade utbildningar
Våra utbildningar genomförs som företagsanpassade internutbildningar på distans eller på plats hos er. Innehållet kan anpassas efter organisationens projektmodell, arbetssätt och den version av Microsoft Project som används. Utöver utbildningar erbjuder vi även konsultstöd vid införande av Microsoft Project, utveckling av projektmallar och rådgivning kring hur verktyget kan användas som en del av organisationens projektstyrning. Är du osäker på vilken utbildning som passar bäst kontakta oss vi hjälper gärna till att hitta ett upplägg som utgår från era behov och hur ni arbetar i dag.
Projektportfölj och portföljstyrning
De flesta organisationer driver inte bara ett projekt i taget. Ofta pågår flera projekt parallellt samtidigt som nya initiativ planeras och andra avslutas. Tillsammans bildar de organisationens projektportfölj.
Portföljstyrning handlar om att se helheten. Syftet är att säkerställa att rätt projekt genomförs, att resurser används där de gör störst nytta och att projekten tillsammans bidrar till organisationens mål och strategier. Det innebär också att kunna prioritera mellan projekt, följa upp resursutnyttjandet och skapa en gemensam överblick över hela projektverksamheten.
Microsoft Project innehåller funktioner som stödjer projektportföljstyrning. Beroende på licens kan organisationen bland annat samla projekt i en gemensam portfölj, koppla projekten till strategiska mål, prioritera projekt utifrån exempelvis nytta, risk och resursbehov samt följa den samlade resursbelastningen. Verktyget gör det också möjligt att analysera olika scenarier, exempelvis hur ett nytt projekt påverkar resurser, tidplaner och pågående projekt.
Rapporter och dashboards ger ledning, projektkontor och styrgrupper en aktuell överblick över projektportföljen och skapar ett gemensamt beslutsunderlag.
Precis som vid planering av enskilda projekt fattar inte Microsoft Project besluten. Verktyget samlar, analyserar och presenterar information så att organisationen kan fatta välgrundade beslut om prioriteringar, resurser och den fortsatta utvecklingen av projektportföljen.
När passar Microsoft Project och när räcker ett enklare verktyg?
Microsoft Project är utvecklat för att planera och följa upp projekt där det finns många aktiviteter, beroenden, resurser och förändringar att hålla reda på. För mindre projekt blir verktyget däremot ofta mer omfattande än vad som behövs. I sådana fall kan ett kalkylblad, Microsoft Planner eller en enkel aktivitetslista vara fullt tillräckligt. När projektens omfattning och komplexitet ökar blir fördelarna med Microsoft Project däremot allt tydligare. Verktyget ger stöd för att planera aktiviteter, hantera beroenden, följa upp resurser och analysera hur förändringar påverkar projektets tidplan och genomförande.
Microsoft Project är ofta ett bra val när:
Det finns ingen exakt gräns för när Microsoft Project är rätt val. Det avgörs av projektets komplexitet snarare än antalet aktiviteter. Som en tumregel brukar vi säga att ju fler beroenden, resurser och förändringar som behöver hanteras, desto större nytta gör verktyget. Ett mindre projekt med ett fåtal aktiviteter kan ofta planeras effektivt i ett enklare verktyg. Ett större projekt med många aktiviteter, delade resurser och återkommande uppföljning ställer däremot helt andra krav på planering och kontroll. I sådana projekt blir Microsoft Project ofta ett värdefullt stöd för både projektledaren och organisationen.
Ju fler beroenden, resurser och parallella projekt som behöver samordnas, desto större nytta har organisationen vanligtvis av Microsoft Project
Integration med Microsoft 365
En av Microsoft Projects stora styrkor är att verktyget kan integreras med övriga tjänster i Microsoft 365. Det gör att projektplanering, dokumentation, kommunikation och rapportering kan samlas i en gemensam arbetsmiljö i stället för att hanteras i separata system.
Beroende på hur organisationen arbetar kan Microsoft Project bland annat integreras med:
Genom att kombinera Microsoft Project med övriga tjänster i Microsoft 365 kan organisationen skapa en sammanhållen projektmiljö där planering, dokumentation, samarbete och uppföljning fungerar tillsammans. Det minskar behovet av manuellt arbete och gör det enklare att dela aktuell information mellan projektgrupp, projektledare, styrgrupp och ledning.
Kom igång med Microsoft Project
Att börja använda Microsoft Project handlar om betydligt mer än att installera programmet och skapa en första projektplan. De organisationer som får störst nytta av verktyget har oftast ett gemensamt arbetssätt, tydliga rutiner och en plan för hur Microsoft Project ska användas i det dagliga projektarbetet.
Utifrån våra erfarenheter från utbildningar och införanden finns det några faktorer som har särskilt stor betydelse för ett lyckat införande.
Börja med ett gemensamt arbetssätt
Innan den första projektplanen skapas är det klokt att komma överens om hur projekt ska struktureras. Exempelvis hur aktiviteter ska namnges, hur projektets WBS ska byggas upp, vilka resurser som ska användas och hur uppföljning och rapportering ska genomföras. Ett gemensamt arbetssätt gör det betydligt enklare att jämföra och följa upp projekt.
Välj en licens som motsvarar behoven
Microsoft Project finns i flera olika versioner och alla organisationer behöver inte de mest avancerade funktionerna. Utgå från hur projekten faktiskt bedrivs och välj den licens som ger rätt stöd för verksamheten.
Lär er de funktioner ni verkligen använder
Microsoft Project innehåller många funktioner, men de flesta projektledare använder bara en del av dem i det dagliga arbetet. Börja därför med de funktioner som ger störst nytta och bygg sedan vidare i takt med att kunskapen och behoven utvecklas.
Arbeta enligt gemensamma standarder
Om varje projektledare planerar projekt på sitt eget sätt blir det svårt att jämföra projekt, sammanställa information och arbeta med projektportföljstyrning. Gemensamma mallar och arbetssätt skapar bättre kvalitet och gör uppföljningen betydligt enklare.
Håll projektplanen levande
En projektplan bör inte bara tas fram vid projektstart. För att Microsoft Project ska ge ett verkligt värde behöver planen uppdateras kontinuerligt under projektets gång. Det är först då projektledaren och övriga intressenter får ett aktuellt underlag för planering, uppföljning och beslut.
Vanliga frågor om Microsoft Project
Microsoft Project är Microsofts verktyg för projektplanering och projektuppföljning. Med hjälp av verktyget kan du planera aktiviteter, hantera resurser, följa upp kostnader och skapa tydliga projektplaner. Det används främst i projekt där många aktiviteter och beroenden behöver samordnas.
Microsoft Planner är utvecklat för enklare uppgiftshantering och samarbete i arbetsgrupper. Microsoft Project är ett mer avancerat verktyg för professionell projektplanering med funktioner som Gantt-schema, resurshantering, kostnadsuppföljning och projektportföljstyrning.
Microsoft Planner passar bäst för enklare projekt, uppgiftshantering och samarbete i mindre team. Välj Microsoft Project när du behöver skapa detaljerade projektplaner med tidslinjer, beroenden mellan aktiviteter, resurshantering, kostnadsuppföljning eller hantera flera projekt samtidigt. Om projektet har många aktiviteter, flera deltagare och höga krav på planering och uppföljning är Microsoft Project oftast det bästa valet.
Det beror på hur organisationen arbetar och vilka funktioner som behövs. Planner Plan 1 passar enklare webbaserad projektplanering, medan Planner and Project Plan 3 ger stöd för mer avancerad planering och innehåller skrivbordsprogrammet Microsoft Project. Eftersom Microsoft förändrar sitt licenserbjudande bör organisationer med behov av projektportföljstyrning och gemensam resursplanering kontrollera aktuella alternativ med Microsoft eller en licenspartner.
Nej. Microsoft Project ingår normalt inte i de vanliga Microsoft 365-abonnemangen utan kräver en separat licens. Microsoft Planner ingår däremot i många Microsoft 365-paket och kan kompletteras med premiumfunktioner beroende på licens.
Ja. Beroende på vilken lösning och licens som används kan flera användare arbeta med samma projektplan och dela information om aktiviteter, resurser och projektstatus.
Ja. Microsoft Project kan integreras med Microsoft Teams och övriga tjänster i Microsoft 365, exempelvis SharePoint, Planner och Microsoft Power BI. Det gör det enklare att samla planering, dokumentation, kommunikation och rapportering i en gemensam projektmiljö.
Microsoft Project är ett kraftfullt verktyg med många funktioner, men du behöver inte kunna allt för att arbeta effektivt. De flesta kommer snabbt igång med grunderna genom en strukturerad utbildning och praktiska övningar. När du väl behärskar grunderna blir det betydligt enklare att utnyttja verktygets mer avancerade funktioner.
Ja. Microsoft Project har stöd för multiprojekthantering, gemensam resursplanering och projektportföljstyrning. Vilka funktioner som finns tillgängliga beror på vilken licens organisationen använder.
Microsoft har meddelat att Project Online avvecklas den 30 september 2026. Befintliga kunder kan fortsätta använda tjänsten fram till detta datum, men organisationer som fortfarande använder Project Online bör planera för en övergång till en annan lösning.
Microsoft erbjuder flera olika licenser med varierande funktionalitet och pris. Kostnaden beror på vilken version och vilka funktioner organisationen behöver. Aktuell information om priser och licenser finns på Microsofts webbplats.
Utbildningens längd varierar beroende på innehåll och upplägg. ProjektStegen erbjuder både grund- och fortsättningsutbildningar, som är två dagar som standard, och kan anpassas efter organisationens behov och deltagarnas förkunskaper.
Grundutbildningar kräver normalt inga förkunskaper. För fortsättningsutbildningar är det en fördel om du redan har arbetat med Microsoft Project eller genomfört en grundkurs.
Det beror på dina tidigare erfarenheter och hur du använder Microsoft Project i ditt arbete. Är du ny användare rekommenderar vi vår grundkursMicrosoft Project Steg 1. Har du redan erfarenhet av verktyget och vill arbeta mer effektivt med exempelvis resurshantering, multiprojekt och projektportföljstyrning passar Microsoft Project Steg 2 bättre.
